5 mejores prácticas para organizar eventos virtuales en línea para marcas B2B

El mundo ha cambiado drásticamente en los últimos meses. A principios de 2020, no dudamos en reunirnos con amigos para cenar, reservar un vuelo al extranjero para nuestra próxima aventura y asistir a eventos presenciales llenos de miles de colegas y compañeros.

Hoy, la mayoría de estas cosas no son posibles; y si lo son, hay una sensación adicional de ansiedad a su alrededor según las pautas de distanciamiento social y las precauciones de salud y seguridad.

La pandemia de COVID-19 ha afectado especialmente a la industria de eventos. El número limitado de personas permitidas en un espacio en un momento dado ha significado que el calendario de eventos en persona que su marca B2B podría haber planeado para este año se ha hecho pedazos metafóricamente.

En cambio, las marcas de todos los sectores B2B, ya sea atención médica, el sector tecnológico o la fabricación, están recurriendo a plataformas virtuales para ayudarlos a mantenerse conectados con sus audiencias y brindar materiales educativos de una manera diferente.

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En un estudio, solo 3 de cada 10 especialistas en marketing dijeron que se sentirían cómodos yendo a un evento en persona hasta fines de la primera mitad de 2021, lo que significa que las marcas tienen que repensar la forma en que organizan conferencias, talleres y ferias comerciales. y otros eventos fundamentales.

En este punto, probablemente haya considerado al menos realizar un evento virtual si aún no lo ha hecho, pero puede pensar que los eventos en línea son más fáciles de planificar y ejecutar que los presenciales. Esto está lejos de la verdad.

Para ayudarlo a mantener sus eventos virtuales de tan alta calidad y tan educativos como sus eventos en persona, estas son algunas de las mejores prácticas a seguir.

1. Elija la plataforma adecuada

No se limite a seguir a la multitud. Claro, muchas marcas están recurriendo a Zoom debido a su uso prolífico durante la pandemia, pero eso no significa que tengas que hacerlo. Piense en qué tipo de evento está organizando y en la mejor manera de organizarlo para sus asistentes.

Por ejemplo, un Zoom puede no ser del todo correcto si está organizando una feria comercial, mientras que un evento de taller más íntimo podría adaptarse perfectamente a la plataforma.

Tampoco tienes que limitarte a una plataforma. La función de salas de reuniones en Zoom puede ser excelente para una parte de su evento, mientras que una plataforma que permite oportunidades privadas de networking uno a uno puede ser ideal para otra sección de su evento.

2. Hazlo inmersivo e interactivo

Sentarse detrás de una pantalla es una experiencia completamente diferente a caminar por una feria comercial bulliciosa, mezclarse con colegas y asistir a bebidas después de la sesión con nuevos amigos.

Es mucho más difícil crear el zumbido de un evento que disfrutan tantos compradores B2B, especialmente si solo está transmitiendo un seminario web tras otro sin una forma real para que los asistentes interactúen con los oradores y otros asistentes.

Por eso es importante que los organizadores de eventos B2B inyecten un elemento interactivo en sus eventos en línea. Puede hacer esto incorporando sesiones de preguntas y respuestas, realizando encuestas y sondeos, organizando juegos y competencias, o alentando a los asistentes a conectarse en las redes sociales.

Salesforce hizo un gran trabajo al hacer que su evento World Tour Sydney Reimagined fuera lo más interactivo posible al incluir competencia entre expositores, completa con votación de la audiencia, llamada AppExchange Demo Jam.

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Durante la competencia, a cada socio se le dieron tres minutos para mostrar una demostración en vivo de su aplicación. A partir de ahí, a la audiencia se le dio un enlace para votar por su aplicación favorita dentro de las 24 horas, y el ganador se anunció en Twitter al día siguiente. Ser creativo con la interactividad es clave para cualquier evento en línea exitoso.

3. La claridad es clave

No todos los asistentes a eventos en línea serán un genio digital, por lo que es crucial tener muy claro cómo los asistentes pueden asistir a las sesiones o cómo pueden interactuar con la tecnología que está utilizando para aprovechar al máximo su experiencia.

En lugar de simplemente enviar enlaces a las sesiones, agregue guías que muestren cómo pueden asistir a las sesiones. ¿Necesitan crear un avatar y un nombre de usuario? ¿Necesitan descargar algún software por adelantado? ¿Cómo pueden hacer preguntas durante una sesión?

Cubrir todas las bases significa que los asistentes tendrán una experiencia mucho más fluida y recibirá menos preguntas en el período previo a cada sesión.

4. Consolide su estrategia de marketing

En muchos sentidos, los eventos virtuales necesitan más marketing que eventos presenciales. Muchas veces, los eventos en persona atraen a asistentes repetidos y es más probable que los compradores B2B vean el valor de asistir en persona.

Como resultado, es posible que deba aumentar sus esfuerzos de marketing antes de un evento virtual. No solo debe llegar a las personas adecuadas, sino que también debe convencerlas de que deben asistir a su evento.

Puede hacer esto creando un hashtag en las redes sociales para generar entusiasmo, compartiendo videos de presentaciones y sesiones pasadas, campañas de goteo de correo electrónico, filmando preguntas y respuestas en vivo con patrocinadores y oradores, y creando un embudo de ventas ingenioso que describa los beneficios de asistir a su evento. y facilita que los compradores B2B obtengan un boleto.

Flume organiza una serie de sesiones de capacitación en ventas en línea. Para promocionar sus sesiones pagas, tienen una selección de «Chats de ventas» con expertos de la industria que comparten en sus canales sociales.

5. Recuerda, los eventos virtuales son muy diferentes a los eventos presenciales

Mirar una pantalla todo el día no es la idea de diversión de todos. Mientras que los eventos en persona fomentan un sentido de comunidad, son increíblemente sociales y brindan muchas experiencias diferentes para los asistentes, los eventos virtuales son muy diferentes.

Como resultado, debe ajustar su agenda y prioridades para incorporar las necesidades de los asistentes virtuales. Esto podría significar tener sesiones más cortas para mantener la atención de las personas por más tiempo, agregar elementos sociales adicionales que animen a los asistentes a interactuar entre sí e incluso gamificar su evento para mantener a las personas interesadas y activamente involucradas.

¿Estás listo para organizar un evento virtual?

Los eventos virtuales son una necesidad para las marcas B2B ahora. Los profesionales de la industria ya no están dispuestos a arriesgar su seguridad para asistir a eventos en persona, lo que significa que las marcas B2B deben mejorar su juego cuando se trata de llevar sus eventos en línea.

No es suficiente filmar algunos seminarios web y esperar lo mejor. En cambio, debe convencer a los asistentes del valor de su evento, alentarlos a interactuar durante cada sesión y elegir la tecnología adecuada que complemente su evento.

Planificar un evento virtual no es tarea fácil. Comuníquese con Garralva B2B para ver cómo podemos ayudarlo a organizar un evento virtual exitoso.