8 consejos para exhibir en ferias comerciales de la industria

Este artículo de la feria comercial es una publicación invitada escrita por Allie Magyar, CEO y fundadora de Hubb.

¿Es usted un expositor habitual en ferias comerciales de la industria? ¿Está volviendo al juego o se pregunta por qué el ROI de su experiencia en ferias comerciales parece estar cayendo? ¡Aquí hay algunos consejos sobre cómo prepararse para exhibir en una feria comercial de la industria para maximizar su inversión de tiempo y dinero!

1. Mida el costo VERDADERO de las ferias comerciales

Cuando esté identificando a qué ferias comerciales asistir y cuánto presupuesto asignar, es importante estar al tanto de todos los costos asociados con la comercialización de expositores. Medir el ROI se vuelve mucho más difícil cuando no se tienen en cuenta los costos ocultos que acompañan a las ferias comerciales. Si han pasado algunos años desde que participó en una feria comercial, no olvide que los costos asociados con el evento incluyen más que solo viajes, alojamiento y el precio del patrocinio.

Los costos de envío de su stand y cualquier garantía de marketing que lleve consigo pueden ser considerables, así que obtenga estimaciones de los proveedores de envío asociados con la feria comercial, así como de algunos transportistas independientes. Si está instalando un stand, algunos espectáculos proporcionan telones de fondo, sillas, mesas, alfombras, etc., pero otros requieren que alquile estos artículos y esos costos pueden sumarse. Muchos espectáculos también cobran por la recuperación de plomo, los enchufes eléctricos, el acceso a Internet, los contenedores de basura, etc.

Finalmente, identifique cuántos miembros de su personal le gustaría que asistan y luego averigüe cuántos registros de eventos están incluidos en su paquete de expositor. ¡Agregue el costo de cualquier tarifa de registro adicional y no olvide incluir los costos diarios para los gastos de personal fuera del espectáculo!

2. Construir una relación con los organizadores del evento.

Una vez que haya seleccionado a qué ferias comerciales le gustaría asistir, comience a construir relaciones con los organizadores de eventos ahora. Muchos organizadores de eventos buscan crear asociaciones, en lugar de relaciones transaccionales. Teniendo en cuenta que las empresas se están alejando del enfoque tradicional de exhibición de 10 por 10 stands, los organizadores de eventos ahora ofrecen muchas oportunidades creativas para que los expositores y patrocinadores presenten su marca a clientes potenciales: cócteles patrocinados en la hora feliz, estaciones de carga patrocinadas , zonas de bienestar patrocinadas, etc.

Si se conecta con los organizadores del evento y les da seguimiento después del evento, especialmente fuera de temporada, es posible que sea el primero en recibir oportunidades únicas de acceso exclusivo a los asistentes al evento del próximo año. Esta relación dará sus frutos cuando llegue el próximo año y quieras volver a exponer.

3. Complete los perfiles de su empresa y expositor

Cuando llegue el momento de enviar su perfil de expositor, complételo completa y cuidadosamente. Cargue un logotipo e imágenes de alta resolución en su portal de patrocinadores. Luego ingrese a la aplicación del evento (si no hay una aplicación, su evento tiene un problema) y complete su perfil de expositor.

Usa tu nombre real. Las personas conectan con personas, no con marcas. Se preocupan por las caras que representan a su empresa, ¡así que expóngalo!

4. Mira quién más asistirá

Peina la comunidad de aplicaciones de eventos y descubre a quién conoces. ¡Saluda y envíales un mensaje!

¿Estarán sus competidores allí? ¿Sí? Bueno, esa es una buena señal de que ha elegido la feria comercial correcta. También significa que es mucho más importante ser 10 veces mejor que la competencia en su presentación e interacciones con clientes potenciales.

Ahora, mira los perfiles de los asistentes. ¿Alguno de ellos coincide con tus personajes de comprador? Si es así, tome nota. Si puedes presentarte a través de la aplicación, hazlo. Hágales saber que usted (USTED, no su empresa) está emocionado de asistir al evento y que le encantaría saber más sobre lo que ELLOS están haciendo. Hágalo sobre ellos.

5. Use listas de correo electrónico de ferias comerciales… pero utilícelas con cuidado

Si su paquete de expositor incluye acceso a la lista de correo electrónico de los asistentes, ¡aprovéchelo! Sin embargo, tenga en cuenta que debe andar con cuidado cuando se trata de enviar correos electrónicos de marketing a estas listas. Revise los términos de servicio de su proveedor de servicios de correo electrónico o plataforma de automatización de marketing, muchos de los cuales no permiten la carga de listas alquiladas o compradas.

Antes de la feria: Sin embargo, puede comparar esta lista de correo electrónico con su base de datos actual y comunicarse con los prospectos existentes para establecer una oportunidad de reunirse mientras está en la feria. También puede usar la lista de correo electrónico para marketing en redes sociales muy específico, para promocionar un obsequio divertido u otras ofertas atractivas que atraigan a los asistentes a visitarlo en la feria comercial.

Posterior a la feria: enviar correos electrónicos personalizados a los prospectos con los que su equipo se conectó en el piso de la feria comercial es una excelente manera de mostrarles que valoró su tiempo y que está interesado en sus necesidades e inquietudes. Considere enviar encuestas a los clientes potenciales que lo visitaron en su evento para averiguar cómo podrían mejorar su stand y su personal, y use estos datos para fortalecer sus futuras campañas de marketing en ferias comerciales.

6. Mencionar la feria en las redes sociales

Visita la cuenta de Twitter del programa y averigua cuál es el hashtag oficial del programa. Si el hashtag no aparece en la página de inicio del evento (realmente debería estar en estos días), es probable que el identificador oficial de Twitter lo esté usando.

Antes del evento, identifique a los asistentes clave de la conferencia para seguirlos en las redes sociales aproximadamente un mes antes de la fecha de inicio de la conferencia. Comience a compartir contenido de asistentes e influencers, así como publicaciones y contenido de los organizadores del evento. A la gente le ENCANTA cuando apoyas sus esfuerzos de marketing en las redes sociales, y pueden responder de la misma manera, retuiteando y volviendo a publicar tus actualizaciones para sus seguidores.

Trabaje con su equipo de marketing para planificar el espacio en el calendario de contenido para respaldar los esfuerzos promocionales. Trabaje con alguien en la sede de la empresa que pueda monitorear la actividad de las redes sociales relacionada con el programa, mientras que los equipos en el sitio pueden enfocarse en promover el contenido que está sucediendo en el evento.

¿Pasó 20 minutos hablando con otro expositor? ¡Menciónalos también en las redes sociales! Cuéntale al mundo cómo acabas de tener una buena experiencia con su equipo. Ese buen karma volverá a ti.

7. Llega temprano y cuenta tu historia

Prepárese temprano y luego camine y charle con otros expositores. ¿Notas una tendencia? Así es: ¡exponer en ferias comerciales tiene que ver con la construcción de relaciones! Sal y haz amigos.

Todo lo que haga debe mostrar su personalidad profesional y accesible. No espere a que la gente venga a su stand; salga y comience a preguntarles activamente si les gustaría saber cómo su empresa o servicio puede aliviar sus puntos débiles.

¡Asegúrese de que la vestimenta de su equipo esté coordinada, con ropa cómoda, limpia y planchada y, muy importante, zapatos cómodos porque los miembros del personal estarán de pie todo el día!

Todo lo que hace su equipo debe ser parte de un esfuerzo por ser memorable para los asistentes que conocen. Ropa, obsequios, folletos, etc. Los asistentes a la feria comercial visitan cientos (quizás incluso miles) de otros puestos, así que considere cuidadosamente lo que va a hacer para sobresalir.

8. No te saltes la recepción posterior al evento

¡Felicidades! ¡Tu equipo ha llegado con éxito al final del evento! Su stand está lleno y ha recopilado un montón de clientes potenciales. Repartiste toneladas de botín (y tal vez incluso uno o dos premios).

Aunque es posible que desee relajarse y tomar una copa en un bar tranquilo después del espectáculo, debe aprovechar al máximo la recepción posterior al evento. Los asistentes todavía están allí mezclándose. Si se invita a los expositores, no se pierda esta última oportunidad de hacer conexiones con sus nuevos clientes potenciales. Están tomando una copa de vino y conversando.

Así que entre, tome un trago, ponga su sonrisa de fiesta y comience a hacer preguntas amistosas: este es un momento para escuchar, no para lanzar. Usted está allí para prestarles un oído comprensivo cuando se quejan de sus proveedores actuales. Toda esa información que comparten, las razones por las que están considerando cambiar de un proveedor o servicio que no satisface sus necesidades, eso es ORO PURO. No solo por su relación con ese cliente potencial, sino que si recopila esa información y busca patrones, puede encontrar el concepto para su próxima gran campaña de marketing.

Ahí lo tienes. Ahora tiene algunas tácticas fáciles para aprovechar al máximo su experiencia de exhibición en la próxima feria comercial de la industria. ¡Adelante y haz clientes felices!

Este artículo fue escrito por Allie Magyar, CEO y fundadora de Hubbuna plataforma de gestión de contenido de eventos que automatiza los complejos flujos de trabajo y las tareas necesarias para recopilar, gestionar y comercializar contenido para conferencias y reuniones.